Журнал кадрового учета образец

Инструкция: оформляем журнал регистрации приказов по личному составу

Журнал кадрового учета образец

Этот термин в ТК РФ отсутствует. Такими распоряжениями принято считать все официальные бумаги, которые относятся к кадровому документообороту, например:

  • о приеме на работу;
  • переводе на другую должность;
  • увольнении;
  • изменении персональных данных;
  • изменении заработной платы или премировании;
  • об отпуске;
  • о командировке.

Некоторые из них нужно хранить в организации 5 лет, но большая часть распоряжений хранится 75 лет. Поэтому так важно вести правильный учет.

Как регистрировать приказы

Процесс регистрации представляет собой перенос реквизитов приказа по личному составу в определенную установленную форму и присвоение документу номера и даты.

Все виды распоряжений по личному составу должны быть зарегистрированы. Почему это важно? Дело в том, что проект документа приобретает юридическую силу по факту его регистрации. Если процесса регистрации не было, правовые последствия для работника и работодателя не наступают.

Регистрация помогает решить 3 задачи:

  • учет;
  • контроль исполнения;
  • возможность оперативно получить доступ к приказу по личному составу.

Регистрировать нужно один раз — при издании.

Когда приказов по личному составу много, номера можно устанавливать по каждой процедуре индивидуально, если мало — возможна сплошная нумерация. К примеру, приказам на прием, перевод и увольнение дать единую нумерацию, на различные отпуска — другую.

Формой для регистрации может быть:

  • журнал или книга;
  • база данных.

Журнальный формат предполагает подробное отражение информации о том, кем и с какими целями разработан документ. Автоматизированная база данных предполагает внесение сведений о приказах с применением специально разработанного ПО.

Требование к оформлению журнала

Трудовым законодательством требования к наличию и оформлению журнала не установлены. Учреждение само определяет форму и алгоритм ведения документа. Наиболее приемлемым вариантом является электронный формат: он требует меньшего объема затрат, чем работа с бумажными носителями.

Журнал регистрации распоряжений по личному составу предназначен для систематизации и упорядочивания кадрового документооборота и позволяет оперировать большим объемом информации одновременно, а также выполняет следующие функции:

  • регистрация изданных компанией кадровых документов;
  • быстрый поиск точной информации и документов о работниках;
  • хранение и архивирование бумаг компании.

По п. «б» ст. 258 «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (от 25.

08.2010 № 558), ведение работодателем журнала регистрации необходимо. Действующим законодательством не предусмотрены обязательные требования к его форме и содержанию, не установлена ответственность за его отсутствие.

Образец заполнения журнала приказов по личному составу целесообразно утвердить локальным нормативным актом юридического лица, так же, как и образец приказа по личному составу.

Электронный учет кадровых документов

Большинство работодателей ведут кадровый учет в электронном виде, следовательно, важная задача — оптимизировать его цифровую версию в соответствии с реальными потребностями организации.

Электронную форму всегда можно откорректировать: добавить необходимые реквизиты, изменить их последовательность, сформировать необходимый отчет на печать. В электронной версии поиск нужной информации занимает намного меньше времени.

В конце отчетного года или другого периода единый реестр учета выводится на печать и архивируется вместе с соответствующими ему кадровыми документами.

Ведение книги в электронном виде особенно актуально для крупных организаций, где кадровые бумаги издаются несколькими структурными подразделениями и филиалами. Как правило, книга регистрации автоматически формируется программой и содержит следующие данные:
  1. Дата издания.
  2. Уникальный номер регистрации в программе.
  3. Краткое описание.
  4. Исполнитель.

Бумажный учет кадровых документов

Каждый работодатель правомочен самостоятельно утверждать свой собственный способ регистрации и виды журналов. Не все распоряжения работодателя проводятся через программу по кадровому документообороту, и ведение книги вручную, на бумаге, остается по-прежнему актуальным.

Образец книги регистрации приказов по личному составу о приеме на работу

Крупные организации с интенсивным кадровым документооборотом ведут одновременно несколько журналов по видам и тематике: отдельно — о приеме на работу, отдельно — о направлении в служебную командировку и другие. В зависимости от этого формируются различные по содержанию и количеству граф книги учета.

Скачать

Сроки хранения журналов и приказов по личному составу

Сроки хранения регламентируются статьей 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Как правило, кадровые документы имеют нормативный срок хранения — не менее 75 лет со дня создания. Однако для некоторых из них установлен более короткий срок хранения — всего 5 лет:

  • о дисциплинарных взысканиях;
  • о ежегодных оплачиваемых отпусках;
  • об учебных отпусках;
  • о дежурствах;
  • о краткосрочных командировках по России и за рубеж.

Журналы хранятся столько же, сколько и документы по личному составу, в них перечисленные, — 75 лет. Либо 5 лет, если в книге учета фиксировались только документы, которые можно утилизировать через 5 лет.

Источник: https://gosuchetnik.ru/shablony-i-formy/oformlyayem-zhurnal-registratsii-prikazov-po-lichnomu-sostavu

Образцы

Журнал кадрового учета образец

В данной статье рассмотрим журналы, которыми кадровик пользуется чаще всего.

Обычно кадровые работники заводят разные журналы для регистрации приказов разных видов или групп. В одном журнале могут регистрировать приказы по личному составу, в другом – по основной деятельности.

Нередко кадровые работники заводят отдельный журнал для регистрации приказов о приеме на работу, отдельный журнал – для регистрации приказов по отпускам, отдельный журнал – для регистрации приказов об увольнении и т.д.

В моей статье представлен вариант журнала, который Вы сможете использовать для регистрации приказов любой из названных групп.

Форма журнала. Титульная страница журнала для регистрации приказов выглядит следующим образом:

Титульный лист

Таким образом, на титульной странице журнала можно самостоятельно заполнить графу “вид/группа приказов” – указать, какие приказы регистрируются в этом журнале.

Форма журнала имеет все основные традиционные в кадровой практике графы, а также дополнительно пустые графы, которые могут быть заполнены пользователями при необходимости по своему усмотрению.

Утвержденной законом формы журнала регистрации (учета) приказов не существует.

Поэтому при необходимости работодатели могут добавлять какие-то дополнительные графы, помимо общепринятых, например, «ФИО и должность работника, в отношении которого издан приказ», «табельный номер работника», «кем подписан приказ», «основания приказа», «исполнитель», «куда передан приказ», «отметка об исполнении и направлении в дело», «должность и ФИО лица, внесшего запись» и др. Создание лишних граф повлечет только потерю времени на их заполнение. Дополняйте журнал лишь теми графами, которые действительно Вам нужны.

Также в журнале есть раздел «Работники, ответственные за ведение журнала»

Журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами.

Унифицированной формы журнала ознакомления работников с локальными нормативными актами нет. Работодатели самостоятельно определяют, какие графы включить в журнал. У разных работодателей состав граф может отличаться. Предлагаю образец журнала с традиционными для кадровой практики графами.

Титульная страница журнала ознакомления работников с локальными нормативными актами выглядит следующим образом:

2 и 3 страницы журнала ознакомления работников с локальными нормативными актами (разворот):

РАБОТНИКИ, ОТВЕТСТВЕННЫЕ ЗА ВЕДЕНИЕ ЖУРНАЛА

Далее следует форма самого журнала ознакомления работников с локальными нормативными актами.

На левой стороне разворота журнала:

На правой стороне разворота журнала ознакомления работников с локальными нормативными актами:

В графы (5-10) вписываются наименования локальных нормативных актов, с которыми необходимо ознакомить работника. Также указывают дату утверждения локального нормативного акта и его номер (при наличии). Работник должен будет поставить свою подпись и дату ознакомления в той графе, где указан локальный нормативный акт, с которым его ознакомили.

Журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами рассчитан на ознакомление работников с 6 локальными нормативными актами. Если Вам требуется ознакомить работников с большим количеством локальных нормативных актов, то предлагаю 2 варианта:

1) сделать еще один журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами;

2) поделить один журнал на две части. В первой половине журнала знакомить работников с одними локальными нормативными актами, во второй половине – с другими.

Журнал регистрации листков нетрудоспособности 

Форма журнала. Титульная страница журнала регистрации листков нетрудоспособности выглядит следующим образом:

2 и 3 страницы журнала регистрации листков нетрудоспособности (разворот):

Форма журнала

Утвержденной законом формы журнала регистрации листков нетрудоспособности нет. Работодатели самостоятельно определяют, какие графы включить в журнал. У разных работодателей состав граф разный.

Кто-то вносит в журнал максимум информации о листке нетрудоспособности, кто-то не любит загромождать журнал лишними сведениями и вносит только сведения, необходимые для табелирования и расчета оплаты работнику.

Настоящий журнал содержит все основные традиционные в кадровой практике графы, а именно:

  • № п/п,
  • дата сдачи работником листка нетрудоспособности работодателю,
  • фамилия, имя, отчество работника,
  • должность (профессия, специальность) работника, вид работы,
  • структурное подразделение,
  • номер и дата выдачи листка нетрудоспособности медицинской организацией,
  • наименование медицинской организации, выдавшей листок нетрудоспособности,
  • период освобождения от работы (с какого по какое число),
  • количество дней нетрудоспособности,
  • также дополнительно в журнале имеется две пустые графы, которые могут быть заполнены пользователями при необходимости по своему усмотрению.

Какие еще графы можно сделать в журнала регистрации листков нетрудоспособности? Кто-то указывает табельный номер работника, кто-то – вид нетрудоспособности, кто-то – куда передан листок нетрудоспособности.

Как правило, листки нетрудоспособности работников передаются в бухгалтерию, поэтому многие кадровые специалисты предпочитают вводить графу: “Подпись работника бухгалтерии в получении листка, дата получения”. В этой же графе некоторые предусматривают указание фамилии и инициалов работника бухгалтерии. Нередко можно встретить и графу «Примечание».

Определитесь, какие графы, помимо традиционных предложенных, Вам еще необходимы в журнале и заполните две оставшиеся пустые графы по своему усмотрению, в соответствии с требованиями Вашего работодателя.

Создание лишних граф повлечет только потерю времени на их заполнение. Дополняйте журнала регистрации листков нетрудоспособности лишь теми графами, которые действительно Вам нужны.

Журнал учета прошивается, опечатывается и заверяется руководителем организации.

На левой стороне разворота журнала:

На правой стороне разворота журнала:

Журнал регистрации трудовых договоров.

Титульный лист

2 и 3 страницы журнала (разворот):

Работники, ответственные за ведение журнала регистрации трудовых договоров

Далее следует форма самого журнала регистрации трудовых договоров.

На левой стороне разворота журнала:

На правой стороне разворота журнала:

Источник: https://zen.yandex.ru/media/ardnaskela/obrazcy-goriachih-jurnalov-kadrovika-5eb9b9c7bca2ec5606d8147b

Журнал учета кадров: заполненный образец, бланк, содержание, форма

Журнал кадрового учета образец

Кадровому отделу каждый день приходится обрабатывать большое количество разной документации. Это могут быть приказы, трудовые договоры, справки или же личные дела. Особенно непросто разобраться в этом массиве документации и вести учет.

Правильно отображать передвижение кадров поможет специальный журнал по учету кадров.

О документе

Журнал учета кадров ведется и лежит в отделении кадров организации. В нем содержатся данные на всех сотрудников по подразделениям в зависимости от структуры компании и числа работников.

Понятие

В журнале учета кадров отображается информация касающееся всех видов приказов, выданных на сотрудников компании. Это могут быть приказы об увольнении или зачислении на работу, а также о назначении на новую должность и т.д.

Для чего он

Как правило, любой кадровый оборот документации имеет ряд нюансов:

  • Длительность сроков хранения документов имеет разные значения. В качестве примера можно рассмотреть приказы, относящиеся к личному составу, которые обязаны храниться на протяжении 75 лет (19 пункт приказа Министерства культуры РФ №558);
  • При регистрации и систематизации документов в соответствии с законодательными нормами.

В предприятиях, использующих труд наемных специалистов должен использоваться журнал учета кадров. Обязанность по его заполнению и последующему ведению возлагается на специально уполномоченного для этого сотрудника.

Он также будет ответственен за его сохранность и за правдивость отображенной в нем информации.

Стоит отметить, что такие обязанности зачастую прописываются в должностной инструкции сотрудника и доводятся до него во время приема на работу.

Форма

Стоит отметить, что законодательно не утверждена непосредственная форма журнала учета кадров. Поэтому каждый работодатель вправе самостоятельно разработать и внедрить ее в своей компании с помощью локального акта.

Такой журнал может вестись в любой комфортной для предприятия форме (в электронном или бумажном виде).

Стоит отметить, что он не относится к обязательной категории документов, которые необходимо вести на бумаге.

Из этого можно сделать вывод, что если кадровый отдел использует электронную версию с автоматизированной базой данных или же специальную программу, то, дублировать его на бумаге нет смысла.

Кроме того, если не возникнет потребности или же предписанной в локальном нормативном акте надобности, то распечатывать журнал и подшивать его для хранения, также нет необходимости.

В случае если журнал имеет бумажную форму, то, следует озаботится его сохранностью. Для этого его нужно подшивать и скреплять специальной печатью. На наклейке с заверительной надписью отображаются данные сообщающие о:

  • Количестве листов, которые были прошиты;
  • Должность, инициалы и фамилия лица занимающегося заверением документа (как правило, это руководитель предприятия или же должностное лицо, назначенное специальным локальным приказом);
  • Подпись уполномоченного лица.

В целом сам журнал можно приобрести в обычной типографии или же в узкоспециализированном канцелярском магазине.

Правила ведения

Как уже было отмечено, унифицированного образца журнала учета кадров законодательство не предлагает. Из-за чего работодатель сам вынужден принимать решение о разработке его формы или же принять уже имеющуюся в продаже.

В соответствии с правилами ведения документации, важные сведения должны храниться 75 лет. Это касается, например, журналов учета трудовых книжек, журнала регистрации трудовых договоров.

Для отдельных категорий, в том числе и журнала учета срок сохранности составляет не более 5 лет (равно как и в случае с  журналами кассира-операциониста, учета рабочего времени, регистрации документов, учета проверок органами государственного контроля и проверок осуществления воинского учета).

Основные правила ведения этого журнала следует утвердить в специальном локальном акте предприятия (также может быть инструкция или положение о делопроизводстве). Основываться при разработке такого акта можно на регламент регистрации документов отображенный в пункте 3.2 государственной системы обеспечения управления документационного обеспечения.

Графы

Сам журнал внутри представлен расчерченным на графы листом, в котором отображаются следующие столбцы:

  • Порядковый номер, под которым делается запись;
  • Дата, когда был издан соответствующий приказ и его номер;
  • Название приказа (здесь указывается краткое содержание);
  • Инициалы сотрудника, для которого был составлен вышеперечисленный приказ;
  • Указываются причины для издания этого приказа;
  • Колонка с примечанием.

Исправления

Исправления при ведении журнала допускаются. При этом они будут отличаться в зависимости от его формы (электронная или бумажная). В первом случае можно просто выбрать необходимую колонку и изменить данные. Во втором же варианте придется сделать специальную пометку и написать ниже достоверную информацию.

Срок хранения

Срок хранения данного журнала составляет пять лет. Государство возлагает на работодателя вести данный журнал, но при этом оно не дает никакой унифицированной формы. Все будет зависеть только от желания начальства компании.

При этом преимущества, предоставляемые правильно оформленным журналом, состоят из оптимизации труда кадрового отдела, путем упрощения поиска нужной документации. Сейчас лучше всего использовать электронную версию журнала, так как она во многом автоматизирована и позволяет экономить больше времени при ее заполнении и использовании.

Как прошить такой журнал, смотрите в этом видео:

Источник: http://uriston.com/kommercheskoe-pravo/dokumentatsiya/zhurnaly/zhurnal-ucheta-kadrov.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.