Уведомление работника

Содержание

Уведомление работника. Правила оформления

Уведомление работника

   В ряде кадровых процедур одним из этапов является уведомление работника. Это фактически извещение о предстоящих переменах в организации или в трудовой функции сотрудника.

Изменения, о которых не был предупрежден работник, которого они касались, может оспорить произошедшие изменения в суде. Никакой обязательной формы уведомления не предусмотрено законодательно, но если уж есть требование закона «уведомить под роспись», надо его выполнять.

Чтобы никакой инспектор или судья не признал уведомление незаконным, нужно придерживаться некоторых правил.

Какое уведомление невозможно оспорить

Во многих статьях Трудового кодекса фигурирует понятие «уведомление работника», но, к сожалению, в самом ТК оно не раскрыто.

Также не разъяснено, каким образом нужно уведомлять сотрудников о каких-то значимых фактах.

Однако если взять за основу гражданское процессуальное законодательство, то можно выяснить, что надлежащим уведомление признаётся только тогда, когда у вас на руках есть доказательства того, что информация дошла до адресата.

Применять ГПК в таком случае выгодно, ведь по нему работают все судьи. А законным уведомлением процессуальный кодекс признаёт такое:

  • если оно вручено лично под роспись;
  • если отправлено по почте заказным письмом с уведомлением.

К сведению

Нюанс: если заказное письмо пролежало на почте 5 дней и вернулось назад с отметкой «не получено», судьи считают это злоупотреблением со стороны адресата. Ведь работодатель свою задачу выполнил – отправил письмо по адресу, указанному в трудовом договоре.

В ТК предусмотрен такой документ, как Акт об отказе от подписи. Да, можно такой составить, если работник отказывается расписываться на уведомлении. Только вот судьи не всегда на стороне работодателей, поэтому лучше перестраховаться и отправить почтой извещение.

Регистрируем уведомление

В любом отделе кадров должна быть папка с исходящими документами, а к ней должен прилагаться журнал регистрации. Если у вас возникла необходимость уведомления работников, поступайте так:

  • распечатываете 2 копии уведомления;
  • в журнале регистрируете его под номером по порядку;
  • номер и дату указываете на уведомлении;
  • визируете директором (или самостоятельно, если у вас есть доверенность);
  • один экземпляр вкладываете в дело, второй – на исполнение.

Оформляем уведомление

Распечатывать такие бумаги лучше на бланке с угловым штампом, где есть строчка с датой и исходящим номером. Также и реквизиты фирмы нужно прописать. В документ включаем следующие сведения:

  • название документа («Уведомление»);
  • заголовок («О расторжении договора», «О сокращении штата» и т.п.);
  • адресант (фирма в лице директора или отдел кадров в лице начальника ОК по доверенности);
  • адресат (ФИО работника и его адрес);
  • причины создания уведомления (сокращение штата и т.п.);
  • предложения, решения или просьбы;
  • виза директора (или начальника ОК);
  • виза ознакомления работника.

Образец уведомления работнику можете посмотреть здесь.

Какой-то типовой формы уведомлений нет, каждый раз они готовятся, применительно к ситуации. Но ситуаций, при которых уведомление обязательно, много, поэтому и видов документов тоже столько же.

Виды уведомления работника

Видов таких документов множество:

  • о начале отпуска;
  • уведомление о сокращение работника;
  • о расторжении договора;
  • о временном переводе;
  • об увольнении;
  • о праве отказа от командировок или работы в праздники и т.д.

При этом форма останется постоянной, в зависимости от ситуации нужно изменить только причину направления извещения и принятое решение или предложение. Самые типичные виды рассмотрим подробнее.

Уведомление о расторжении договора

Такой документ нужно отправить сотруднику за 3 дня до окончания срока договора (если, конечно, он срочный). Уведомление о расторжении договора, образец, можно посмотреть здесь.

Внимание!

Нюанс: имейте в виду, что отправить или завизировать работником такой документ нужно не позже, чем за 3 дня до окончания срока работы. Уведомите позже, считайте, что приняли работника постоянно!

Уведомление о сокращении штата работников

   Такое извещение нужно направить сотруднику не позже, чем за 2 месяца до планируемой даты реорганизации структуры. Но нужно иметь в виду, что в колдоговоре может быть прописана и другой срок – больший. Например, во многих организациях, особенно в муниципальных, колдоговором предусмотрен больший срок предупреждения о сокращении членов профсоюза.

Уведомление о сокращение работника, образец которого можно посмотреть тут, должен содержать ещё и предложение свободных вакансий, если они имеются. Также нужно прописать и условие, что если сотрудник согласен на вакансию, он должен об этом сообщить и написать заявление о переводе.

Уведомление об увольнении работника

Такие извещения направляют, например, при ликвидации фирмы. Знакомить работников с фактом краха нужно так же за 2 месяца до увольнения. При этом уведомление работника должно содержать точные реквизиты документа, по которому фирма ликвидируется, например, протокола собрания учредителей.

Образец подобного извещения можно посмотреть тут.

Источник: https://pravo-v-dele.ru/dokumenty/kak-oformit-uvedomlenie-rabotniku.html

Уведомления и заявления о переходе на электронные трудовые книжки

Уведомление работника
Работник может изъявить желание вести трудовую книжку по-старому, но от него потребуется соответствующее заявление. Источник изображения: MediaPhoto.Org

Эксперты по кадровому делопроизводству HRTime.ru подготовили шаблоны документов для тех, кто еще не успел разработать бланк уведомления для работников о переходе на электронные трудовые книжки и бланки (шаблоны) заявлений.

До 30 июня 2020 года необходимо уведомить всех работников компании о переходе на электронные трудовые книжки и их праве продолжить вести трудовую книжку на бумаге.

До 31 декабря 2020 года необходимо получить от работников письменные заявления с решением оставить трудовую на бумаге или вести только в электронном виде.

До 15-го числа каждого месяца начиная с февраля 2020 года нужно будет отчитываться по новой форме СЗВ-ТД. Первый отчет нужно подать не позднее 17.02.2020.

Нулевой отчет не сдаётся! Отчет в 2020 году (в 2021 году будут другие требования в отчётности) следует сдавать если в месяце (за который отчитываетесь) были кадровые изменения (прием/увольнение/перевод на другую должность) и/или подано заявление о переходе на электронную трудовую книжку или сохранении бумажной.

 Общество с ограниченной ответственностью «Мир»Наименование должности

Фамилия И.О. работника

УВЕДОМЛЕНИЕ«___».____________. 2020  №___Уведомление о переходе на электронные трудовые книжкиУважаемый (ая)__________________________________________!В соответствии с п. 4 ч. 1 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ уведомляем Вас об изменениях в трудовом законодательстве, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о Вашем праве путем подачи соответствующего письменного заявления сделать выбор между продолжением ведения Вашей трудовой книжки в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса Российской Федерации или предоставлением Вам работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации. 1. Федеральным законом от 16.12.2019 N 439-ФЗ вносятся следующие изменения в трудовое законодательство:- с 1 января 2020 г. работники могут отказаться от продолжения ведения работодателем трудовых книжек в бумажном виде;- работодатели с 1 января 2020 г. обязаны формировать в электронном виде сведения о трудовой деятельности на каждого работника и предоставлять их для хранения в Пенсионный Фонд РФ (так называемая “электронная трудовая книжка”).2. По 31 декабря 2020 г. включительно Вы должны подать письменное заявление, в котором необходимо указать Ваш выбор: продолжить ведение трудовой книжки в бумажном виде или предоставлять сведения о трудовой деятельности в электронном виде.3. Если Вы выберете продолжение ведения трудовой книжки в бумажном виде, за Вами сохранится право в дальнейшем изменить свой выбор и подать заявление о предоставлении Вам сведений о трудовой деятельности.4. Если Вы выберете предоставление работодателем сведений о трудовой деятельности в электронном виде, в Вашу трудовую книжку будет внесена соответствующая запись и книжка будет выдана Вам на руки.5. В случае, если Вы не подадите ни одного из указанных заявлений, ООО «Мир» будет продолжать вести Вашу трудовую книжку в бумажном виде в соответствии со статьей 66 ТК РФ. Одновременно сообщаем, что в случае, если Вы подадите письменное заявление о продолжении ведения трудовой книжки в соответствии со статьей 66 ТК РФ или не подадите ни одного из указанных выше заявлений, то Ваше право в последующем подать письменное заявление о предоставлении работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 661 ТК РФ сохраняется.В связи с вышеизложенным просим Вас сделать выбор и отразить его в прилагаемом к настоящему уведомлению бланке заявления. Заявление необходимо передать в отдел кадров до 31 декабря 2020 г. Должность руководителя                                                                                                                                                                                                        ФИО                                                         С уведомлением ознакомлен(а), экземпляр уведомления получил(а)«____»___ 20___г. __________/___________ подпись/ ФИО сотрудника                       

Рекомендуем бланки (шаблоны) заявлений сделать отдельными документами, так как заявления работников придется хранить и даже выдавать сотрудникам заверенную копию при увольнении

Шаблон заявления о переходе на электронную трудовую книжку

Генеральному директору ООО «Мир»Иванову И.И.От старшего специалистаПетрова И.В. ЗаявлениеПрошу предоставлять мне сведения о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ вместо бумажной трудовой книжки.Старший специалист              И.В. Петров13.01.2020

Образец заявления о сохранении бумажной трудовой книжки

Генеральному директору ООО «Мир»Иванову И.И.От начальника отдела продажСмирнова И.В.ЗаявлениеПрошу продолжить вести мою бумажную трудовую книжку в соответствии со ст. 66 ТК РФ.

 Начальник отдела продаж             Смирнов                    И.В. Смирнов13.01.2020

Автор статьи – Специалист по кадровому аудиту, кадровому делопроизводству, HR-эксперт HRTime.

ru Ольга Шереметова.

Заказать разработку кадровой документации или консультацию по КДП можно на сайте, заполнив бесплатную заявку и получив отклики от экспертов с необходимым опытом.

Источник: https://zen.yandex.ru/media/id/5ad195218c8be3b509255d89/uvedomleniia-i-zaiavleniia-o-perehode-na-elektronnye-trudovye-knijki-5e4643e7a3e296673fdf4564

Уведомление работнику: как и в каких случаях направлять

Уведомление работника

Часто в работе кадровиков используется такой документ, как уведомление. При помощи этой бумаги работодатель извещает сотрудников о юридически значимых моментах. Например, о сокращении штата. Единой формы уведомления нет.

Для каждого случая разрабатывается свой вариант. Мы расскажем о том, как составить уведомление о реорганизации компании и ликвидации филиала. Как уведомить сотрудников об изменении условий трудового договора.

Как известить работника о необходимости явиться за трудовой книжкой.

Как уведомить сотрудников о реорганизации?

У нас планируется реорганизация компании (меняется организационно-правовая форма). Что делать в таком случае с работниками: нужно ли уведомлять их об этом за два месяца?

В Трудовом кодексе о необходимости уведомления сотрудников в случае реорганизации компании вообще ничего не говорится.

Однако чтобы избежать трудовых споров по этому поводу, на наш взгляд, работников все-таки следует предупредить заранее* и в письменной форме (образец см. на стр. 70). Это позволит также своевременно и юридически грамотно оформить кадровые документы.

Если произошла реорганизация компании, или изменилось ее название, трудовые договоры с сотрудниками перезаключать не нужно.

Как уведомить работников филиала о его закрытии?

В июле текущего года наш филиал закрывается, все работники подлежат увольнению. Как уведомить их об увольнении: в связи с ликвидацией филиала? Или в связи с сокращением штата?

При закрытии филиала работники этого подразделения должны быть уведомлены не позднее чем за два месяца (письменно и под роспись!) об увольнении в связи с сокращением штата (образец на стр. 71). Так как филиал не является юридическим лицом.

И после прекращения его деятельности организация (работодатель) не ликвидируется, а продолжает свою деятельность. Однако по закону (ч. четвертая ст. 81 ТК РФ) при закрытии филиала увольнение его сотрудников производится по правилам, предусмотренным для случаев ликвидации организации.

А это значит, что им (в отличие от процедуры по сокращению штата) не предлагается другая работа.

Как уведомить об изменении условий трудового договора?

В связи с реорганизацией производства у целого ряда сотрудников нашей компании изменились условия труда. Подскажите, как правильно составить уведомление?

Во-первых, следует отметить, что работники должны быть уведомлены об изменениях условий труда не после того, как они уже произошли, а заранее, не позднее чем за два месяца до их введения. Во-вторых, в уведомлении необходимо в обязательном порядке отразить, какие условия трудового договора будут изменены, а также причины**, вызвавшие необходимость таких изменения.

Поскольку от решения сотрудника (согласия или несогласия на продолжение работы в новых условиях) зависят дальнейшие действия работодателя (например, в случае согласия – заключение дополнительного соглашения к трудовому договору, а в случае отказа – предложение другой работы (при ее наличии)), рекомендуем в уведомлении это решение зафиксировать, предусмотрев для этого специальные графы. И указать имеющиеся вакансии (на случай отказа от работы). Образец уведомления см. на стр.72.

Как уведомить сотрудника о необходимости явиться за трудовой книжкой?

Если в день увольнения выдать трудовую книжку работнику не представляется возможным, как составить уведомление, чтобы он пришел за трудовой книжкой, и тем самым обезопасить себя?

Действительно, трудовая книжка должна быть выдана в день увольнения.

Если же в день увольнения выдать ее не представляется возможным (например, в связи с отсутствием сотрудника на работе или отказом от ее получения), работнику следует направить уведомление (образец см. ниже).

Рекомендуем не затягивать с этим вопросом и высылать уведомление на следующий же день. В противном случае вашей компании придется выплатить этому сотруднику не полученный им заработок за все время задержки трудовой книжки***.

* Не позднее чем за два месяца, если в результате реорганизации у работника изменяются условия трудового договора. Если условия труда оста-ются прежними, соблюдение двухмесячного срока не обязательно.

** Работодатель вправе изменять условия трудового договора (за исключением трудовой функции) в одностороннем порядке лишь по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда.

*** Пункт 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Анна Грибанова
Источник: Журнал “Кадровое дело”

Источник: https://hr-portal.ru/article/uvedomlenie-rabotniku-kak-i-v-kakih-sluchayah-napravlyat

Все об уведомлениях работников

Уведомление работника

По ТК РФ работодателю в конкретных случаях необходимо уведомлять работников в определенный срок. Свели в таблицу перечень случаев, о которых ТК РФ требует работодателя предупреждать работника в письменном виде под подпись (с указанием сроков, нарушение которых может дорого обойтись организации).

Объяснили, как оформлять уведомления на бумаге (11 примеров): дали состав обязательных реквизитов, образцы готовых документов, варианты оформления отметки о получении документа работником и отметки с его ответом на предложение работодателя. Показали журнал регистрации уведомлений.

Разобрались со сложным вопросом документирования факта и даты выполнения работодателем своей обязанности, если работник отказывается расписываться в получении уведомления на экземпляре работодателя.

В Словаре видов и разновидностей современной управленческой документации уведомление определено, как деловое письмо, сообщающее адресату информацию, могущую иметь правовые последствия.1

Этот документ может создаваться в рамках различных видов управленческой деятельности. Например, в Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД)2 такой вид документа, как уведомление, встречается:

  • в унифицированной системе документации, устанавливаемой ЦБ РФ;
  • в унифицированной системе бухгалтерской финансовой, учетной и отчетной документации организаций государственного сектора;
  • унифицированной системе отчетно-статистической документации.

И хотя в ОКУД нет уведомлений среди организационно-распорядительной документации и документации по учету труда и его оплаты, они являются значимыми документами деятельности кадровых подразделений, т.к. с их помощью реализуются требования ТК РФ. Нарушения при составлении или передаче работнику этих документов могут иметь существенные юридические последствия для организаций.

Связано это в первую очередь с тем, что трудовое законодательство включает немало норм, устанавливающих необходимость извещения работников о каких-либо событиях и действиях, о которых должно быть сообщено работнику в определенный срок. Их несоблюдение может стать основанием для трудовых споров и применения к работодателю штрафных и иных санкций.

В каких случаях составлять уведомления

В ТК РФ используются различные формулировки для обозначения ситуаций, когда требуется проинформировать работника. Назовем основные из них (Таблица 1).

Таблица 1. О чем и когда работодатель должен уведомить работника, согласно ТК РФ

Как видно из Таблицы 1, сам вид документа «уведомление» в ТК РФ упоминается не так часто, но все ситуации, требующие «извещения», «предупреждения», «уведомления» работника, следует трактовать как основание для издания этого вида документа.

Кроме того, уведомление может составляться в ситуациях, когда необходимо получить согласие работника либо ознакомить его с правом на отказ. Традиционно принято использовать для этих целей такой вид документа, как заявление. Однако по своему смыслу заявление связано скорее с инициативой работника.

Если же инициатива исходит от работодателя, то согласие, оформленное в виде заявления, выглядит несколько нелогично.

Впрочем, это не будет нарушением с учетом того, что ТК РФ в большинстве случаев не определяет однозначно, с помощью какого вида документа должно быть оформлено согласие, и тогда главное, чтобы оно было.

Таблица 2. Ситуации, в которых ТК РФ требует получить согласие работника либо ознакомить его с правом на отказ

Во всех этих ситуациях, прежде чем получить согласие работника, ему предварительно направляется уведомление с изложением обстоятельств, требующих определенных управленческих действий, которые могут быть осуществлены только с письменного согласия работника.

Уведомление в этих ситуациях может:

  • только информировать работника о необходимости дать письменное согласие, а также о его праве отказаться (например, от командировки или работы в ночное время) или
  • содержать еще зону для внесения ответа работника (положительного или отрицательного) на предложение работодателя. Лучше, если заранее вы внесете трафарет этой надписи, чтобы работник отразил все нужные работодателю сведения (см. отметку «2» в Примере 4).

Как правило, издается 2 экземпляра уведомления и работник собственноручно оформляет не просто отметку о получении (когда его только информируют), но и сразу свой ответ с датой и подписью.

Две данные надписи лучше подтверждать подписью работника отдельно в случаях, когда в получении он готов расписаться, а на предложение работодателя неизвестно как ответит (см.

 отметки «2» в Примерах 4 и 5, а также Примеры 6 и 7).

Форма уведомления

Уведомления направляются работникам с разными целями и в разных ситуациях, поэтому типовой формы этого документа нет.

Он оформляется по общим правилам составления организационно-распорядительной документации. На практике его часто оформляют на бланке письма, что не совсем корректно.

Ведь уведомление текущему работнику – это внутренний документ, а не исходящий. Письмо уместнее писать бывшему работнику.

В состав обязательных реквизитов уведомления входят:

  • наименование организации – автора документа;
  • наименование вида документа;
  • место составления (издания) документа;
  • дата документа;
  • регистрационный номер документа;
  • адресат;
  • заголовок к тексту;
  • текст документа;
  • подпись уполномоченного лица работодателя.

Источник: https://delo-press.ru/journals/staff/pravovoe-obespechenie-deyatelnosti/50594-vse-ob-uvedomleniyakh-rabotnikov/

Увольнение по СМС: когда можно использовать электронную переписку в трудовых спорах и отношениях

Уведомление работника

  • Новости
  • Трудовые отношения

Увольнение по СМС: когда можно использовать электронную переписку в трудовых спорах и отношениях

5 июня 2018 Алексей Крайнев Юрист по налоговым, трудовым и гражданским правоотношениям

Электронные способы общения — СМС, переписка в мессенджерах или по электронной почет уже настолько прочно вошли в повседневную жизнь, что многие компании решают придать этим видам коммуникации официальный характер.

В трудовых договорах и локальных нормативных актах организаций появляются положения о допустимости использования «цифрового» уведомления сторон трудового договора о тех или иных фактах.

Но насколько законны такие способы общения? Признают ли их контролирующие органы и суды, если возникнет трудовой спор? Давайте разбираться.

Трудовое законодательство предусматривает довольно много ситуаций, когда работодатель вынужден общаться с работником на официальном уровне. Например, работодатель обязан официально (в письменной форме) направить сотруднику следующие извещения и предупреждения:

  • о размере и составных частях заработной платы (ст. 136 ТК РФ);
  • о предстоящих изменениях условий трудового договора (ст. 74 ТК РФ);
  • о прекращении срочного трудового договора (ст. 79 ТК РФ);
  • об увольнении в связи с сокращением штата, либо ликвидацией организации (ст. 180 ТК РФ);
  • о необходимости явиться за трудовой книжкой (ст. 84.1 ТК РФ).

Помимо этого, в письменной форме запрашиваются объяснения по факту совершения работником проступков для решения вопроса о привлечении его к ответственности (ст. 193 ТК РФ).

Работник, в свою очередь, также обязан письменно обращаться к работодателю в определенных ситуациях. Самый распространенный случай — предупреждение об увольнении по собственному желанию (ст. 80 ТК РФ). Есть и другие ситуации.

Например, статья 379 ТК РФ обязывает работника известить работодателя в письменной форме об отказе от выполнения работы, не предусмотренной трудовым договором.

Также письменное извещение требуется, если работник решил приостановить работу из-за невыплаты зарплаты (ст. 142 ТК РФ).
Общим для всех перечисленных случаев является тот факт, что Трудовой кодекс обязывает составлять названные документы в письменной форме, но не регулирует порядок их передачи между сторонами трудового договора. Значит ли это, что указанные извещения, предупреждения и прочие документы можно направить по электронным каналам связи (например, по электронной почте, в виде СМС или ММС-сообщения или сообщения в мессенджере)?

Также возникает вопрос о том, можно ли использовать названные средства электронного общения для передачи информации (извещений, сообщений, предупреждений, уведомлений и проч.) в случаях, которые прямо не предусмотрены Трудовым кодексом.

Например, может ли работник уведомить работодателя СМС-сообщением о том, что заболел и задерживается из-за этого в командировке? Вправе ли работодатель направить сотруднику через Viber или WhatsApp сообщение о том, что ему необходимо приступить к работе? Об этих и других ситуациях пойдет речь далее.

Способы извещения работников: есть ли выбор у работодателя

В некоторых случаях ответ на вопрос, можно ли применять современные средства коммуникации для направления уведомления, извещения или другого документа есть в Трудовом кодексе.

Если в статье ТК РФ, которая регулирует порядок вручения работнику соответствующего документа, сказано, что это надо делать под подпись, то очевидно, что никакие электронные способы общения в данном случае применяться не могут.

Документ необходимо составить на бумаге и передать его лично работнику для подписания. К таким «бумажным» документам относятся:

  • документы, подтверждающие ознакомление работника с локальными актами организации, включая правила внутреннего трудового распорядка, и коллективным договором (ст. 22 и 68 ТК РФ);
  • приказы о приеме на работу, об увольнении и наложении дисциплинарного взыскания (ст. 68, 84.1 и 193 ТК РФ);
  • документы, регулирующие порядок обработки персональных данных (ст. 86 и 88 ТК РФ);
  • уведомление о праве инвалидов и женщин, имеющих детей в возрасте до 3 лет, на отказ от сверхурочной работы, а также работы в выходные и праздничные дни (ст. 99 и 113 ТК РФ);
  • уведомление о времени начала отпуска (ст. 123 ТК РФ);
  • уведомление о предстоящем увольнении в связи с ликвидацией организации, сокращением численности или штата (ст. 180, 292 и 296 ТК РФ).

Бесплатно составлять кадровые документы по готовым шаблонам и вести кадровый учет в веб-сервисе

Исключением является случай, когда человек принимается на дистанционную работу. Ознакомление такого сотрудника с необходимыми документами может происходить путем обмена электронными версиями документов (ст. 312.1 ТК РФ).  

В остальных ситуациях возможен выбор способа извещения работника. Так, например, Минтруд России в письме от 21.02.17 № 14-1/ООГ-1560 прямо разрешил направлять расчетные листки по электронной почте. А ведь статья 136 ТК РФ требует информировать работника о составных частях зарплаты в письменной форме.

Получается, что Минтруд признал: извещение по электронной почте для целей ТК РФ является извещением в письменной форме. При этом чиновники указали, что такой порядок информирования работника нужно закрепить в трудовом договоре, коллективном договоре или локальном нормативном акте (см.

«Минтруд: работодатели могут направлять работникам расчетные листки по электронной почте»).

Бесплатно рассчитать аванс и зарплату с учетом всех актуальных на сегодня показателей

Из этого частного случая можно сделать общий вывод: если Трудовой кодекс не говорит о необходимости получить подпись сотрудника под извещением, предупреждением либо иным документом, работодатель может направить его работнику по электронной почте. При этом нужно заранее закрепить такую возможность в локальном нормативном акте, коллективном или трудовом договоре.

Уведомление работников посредством СМС-сообщений и мессенджеров

Можно ли для уведомления работников использовать СМС-сообщения и сообщения в мессенджерах? Приравниваются ли такие сообщения к письменным документам, и могут ли подтверждать факт уведомления работника в тех случаях, когда его подпись не требуется? К сожалению, разъяснений контролирующих органов на этот счет нет. А вот анализ судебной практики дает повод для оптимизма.

Как правило, суды принимают подобную переписку в качестве доказательств. Так, нам удалось найти лишь одно дело, в котором суд признал СМС-сообщения недопустимым доказательством и отказался их рассматривать. При этом никаких пояснений такому решению судьи не дали. Возможно потому, что в данном споре были чисто процедурные нарушения при представлении доказательств (см.

апелляционное определение Свердловского областного суда от 01.03.17 по делу № 33-3376/2017). В остальных изученных нами спорах суды считали сообщения в мессенджерах и СМС-сообщения допустимым способом извещения сотрудников.

Например, Хабаровский краевой суд признал сообщение, переданное посредством мессенджера, в качестве доказательства надлежащего уведомления работника о том, что его отпуск закончен, и ему необходимо приступить к работе (апелляционное определение от 29.05.17 по делу № 33-4096/2017).

А Пермский краевой суд счел допустимым уведомление работника посредством электронной почты, сообщений через мобильные приложения Viber и WhatsApp, социальную сеть «ВКонтакте». Этими способами работодатель известил сотрудника о необходимости явки на работу для объяснения причины длительного отсутствия на рабочем месте (апелляционное определение от 04.10.17 по делу № 33-10980/2017).

Использование для уведомления работников СМС-сообщений также признается правомерной практикой. Например, Приморский краевой суд согласился, что работодатель мог уведомить сотрудника о наложении дисциплинарного взыскания и об увольнении посредством СМС. Правда, в данном случае работа сотрудника носила удаленный характер.

Несомненно, этот факт повлиял на выводы судей, которые прямо указали: с учетом удаленности места осуществления трудовой функции работника, компания предприняла достаточные, разумные и обоснованные усилия по извещению сотрудника, в том числе СМС-сообщениями, о применяемых дисциплинарных взысканиях (апелляционное определение от 11.10.16 по делу № 33-9899/2016).

Сразу же отметим, что удаленный характер работы вовсе не является обязательным условием использования СМС-сообщений для официального общения с работниками. В качестве примеров можно привести апелляционные определения Ростовского областного суда от 17.11.16 по делу № 33-18542/2016 и Иркутского областного суда от 22.06.17 по делу № 33-5844/2017.

В первом деле судьи сочли СМС-сообщение надлежащим уведомлением работника о необходимости явиться на рабочее место, чтобы ознакомиться с приказом о переводе на другую работу. А во втором споре СМС-сообщение послужило доказательством истребования у работника письменного объяснения по факту проступка для привлечения его к ответственности.

При этом в обоих случаях речь шла об «обычных», а не дистанционных работниках.

Уведомление работодателя с помощью СМС-сообщений и мессенджеров 

Заметим, что возможность направлять «цифровые» уведомления имеется не только у работодателя, но и у работников. Так, в судебной практике есть примеры, когда суды признавали СМС-сообщения и переписку в мессенджерах в качестве доказательств добросовестного поведения работника.

Например, судьи соглашались, что работник мог такими способами согласовать с начальством свое отсутствие на рабочем месте, а значит, не прогулял работу (апелляционные определения Хабаровского краевого суда от 12.10.12 по делу № 33-5847/2012 и Свердловского областного суда от 20.05.

16 по делу № 33-8564/2016). Еще в одном споре судьи подтвердили право работника на компенсацию задержки зарплаты, применив в качестве доказательства СМС-сообщения из банка.

Из этих сообщений следовало, что работодатель перечислял зарплату позже установленного срока (апелляционное определение Самарского областного суда от 14.11.17 по делу № 33-14588/2017).

Также суды признают СМС-сообщения допустимым способом предупреждения работодателя об увольнении работника по собственному желанию (апелляционные определения Оренбургского областного суда от 14.01.16 по делу № 33-35/2016 и Свердловского областного суда от 20.05.16 по делу № 33-8564/2016).

В некоторых случаях СМС-переписка может выступать в качестве доказательства наличия трудовых отношений. Так, в упомянутом апелляционном определении Свердловского областного суда от 20.05.16 по делу № 33-8564/2016 судьи пришли к следующему выводу.

СМС-сообщения, которыми сотрудник отпрашивался с работы и уведомил о своем желании уволиться, а также ответные сообщения от начальника с соответствующими подтверждениями, являются доказательством того, что между сторонами имелись трудовые отношения.

А из апелляционного определения Московского городского суда от 16.05.

17 № 33-13015/2017 следует, что факт заключения трудового договора может подтверждаться электронной перепиской, если она свидетельствует о том, что работник соблюдал трудовую дисциплину, подчинялся локальным нормативным актам организации и выполнял возложенные на него обязанности.

Бесплатно составить и распечатать трудовой договор

В каких случаях не получится ограничиться смс-сообщениями

Однако в ряде случаев суды отказываются принимать «цифровую» переписку в качестве доказательства определенных фактов.

Например, не получится подтвердить СМС-сообщением факт болезни, так как по закону единственным документом, который доказывает неспособность работника осуществлять трудовую деятельность, является листок нетрудоспособности (апелляционное определение Московского городского суда от 02.06.17 № 33-14843/2017). При этом заметим, что хотя СМС-сообщение и не является доказательством болезни, но вполне может быть подтверждением того, что сотрудник не вышел на работу по уважительной причине. Другими словами, работник не вправе рассчитывать, что работодатель выплатит ему больничное пособие на основании лишь СМС-сообщения о болезни, но и уволить такого сотрудника будет сложно.  

Попадают в такие ситуации и работодатели. Например, суд не признал СМС-сообщение надлежащим письменным уведомлением работника о необходимости явиться за трудовой книжкой (апелляционное определение Ростовского областного суда от 11.07.16 по делу № 33-10321/2016).  Таким образом, в подобных случаях лучше направлять работнику также официальную бумагу, а не ограничиваться «цифровым» общением.

Как подтвердить факт направления сообщений

Как видим, суды довольно часто принимают СМС-сообщения и электронную переписку в качестве допустимого способа коммуникации в трудовых отношениях. Однако надо иметь в виду, что в суде может понадобиться доказательство того, что стороны использовали электронный способ общения.

  Основные сложности здесь связаны с тем, что цифровые сообщения (СМС-сообщения и сообщения в мессенджерах) сами по себе не позволяют идентифицировать лиц, участвующих в переписке (апелляционные определения Верховного суда Республики Башкортостан от 06.06.

16 по делу № 33-10730/2016 и Верховного суда Чувашской Республики от 02.10.17 по делу № 33-4947/2017).

Поэтому если имеются основания полагать, что другая сторона будет отрицать получение соответствующего сообщения, то стоит запастись детализацией по номеру и расшифровкой СМС-сообщений (апелляционное определение Хабаровского краевого суда от 29.06.16 по делу № 33-4838/2016).

А в особо сложных ситуациях может пригодиться специальный вид доказательства — заверенный нотариусом протокол осмотра (апелляционное определение Свердловского областного суда от 16.06.16 по делу № 33-10508/2016).

Проследите, чтобы в таком протоколе были отражены текст сообщения, а также иные данные: номера телефонов отправителя и получателя, дата, время сообщения, информация о доставке и прочтении, если она предоставляется мессенджером.

Понятно, что составление такого протокола потребует дополнительных затрат (как финансовых, так и временны́х), но зато и шансы, что доказательство будет принято и рассмотрено судом, возрастают практически до 100 процентов.

Бесплатно вести кадровый учет в веб‑сервисе

Источник: https://www.BuhOnline.ru/pub/comments/2018/6/13548

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.