Служебная записка на оплату проезда

Cлужебная записка на оплату такси образец

Служебная записка на оплату проезда

Случается, что в учреждении или какой-либо фирме требуется съездить куда-то. Зачастую сотрудники используют в этих целях такси.

Казалось бы, мелочь, однако эта мелкая деталь подлежит учету, должна быть правильно оформлена. Есть множество нюансов при использовании такси в служебных целях. Рассмотрим их подробнее.

Поездка на такси. Необходимость или излишество?

Не всегда фирма способна предоставить служебную машину для своих сотрудников, это обычная практика. Тоже самое можно сказать о личном транспорте работников, он не всегда наличествует. Однако поездки по служебным делам зачастую необходимы.

Мог бы выручить общественный транспорт, но есть одна деталь: не всегда поездки на общественном транспорте уместны, так как могут перевозиться документы, какое-либо имущество организации, да и выглядят такие поездки не всегда корректно, особенно, если на общественном транспорте добираться, к примеру, на встречу с партнерами.

В таких случаях выручить может вызов такси.

Зачастую, излишеством такси может оказаться тогда, когда для доходов фирмы извоз сотрудников с помощью такси окажется чересчур затратным. Исходить из этой точки зрения может не только руководитель, но и налоговые службы, и этого стоит опасаться, так как подобные расходы могут быть не учтены для налогообложения.

Случаи целесообразности

Не так уж много случаев, при которых уместно использование такси. Главными условиями, при которых таковое можно счесть возможным, являются приносимая эффективность, доход от результата или рациональность.

Целесообразность поездок оценивать может сама фирма, однако она должна быть доказуема или обоснована для налоговой службы ввиду списания расходов на них.

Поэтому поездку на такси считать уместной в тех случаях, когда причинами для них являются:

  • отсутствие прямого маршрута к аэропорту или вокзалу, откуда надлежит отбыть в командировку, или сложность маршрута общественного транспорта;
  • перевозка большого багажа;
  • перевозка предметов высокой ценности или важных документов;
  • срочность решений по хозяйственной деятельности предприятия или возможность ее срыва (например, поставки материалов);
  • отсутствие доступа к другому транспорту, то есть в позднее время суток, что может также подтвердить чек, выданный таксистом, который необходимо приложить к служебной записке;
  • срочность проводимой встречи с контрагентами и нерегулярность езды общественного транспорта

Превышение полномочий

Превысить свои полномочия при расходах на такси сотрудник может в том случае, если данные расходы оказываются неоправданными. Это возможно в нескольких случаях. Во-первых, это может быть надуманная необходимость в такой поездке. Например, добраться в нужное место можно было с помощью общественного транспорта или пешком.

Также учитывается время при выяснении причин использования такси, то есть его было достаточно, чтобы воспользоваться общественным транспортом и не было никакой необходимости в спешке.

Неоправданность расходов может выясниться при расчете маршрута, которым следовал сотрудник на такси. Если маршрут был длиннее или имел беспричинные остановки и ожидание, к примеру, а оснований для этого нет. Иными словами, при поездке работник предприятия разрешал какие-то личные задачи, а не производственные.

В случае, если расходы денежных средств, которые понес сотрудник, оказываются неоправданными, руководитель имеет право на удержание из его заработной платы или сделать выговор означенному работнику.

Служебная записка на оплату такси

Служебная записка необходима для диалога между отделами организации, когда недостаточно просто высказать требование, пожелание или нужду, а важно задокументировать обращение от нижестоящего лица к вышестоящему. В случае с компенсацией за проезд на такси нужно писать служебную записку. Ее, как правило, направляют непосредственно начальству, указывая причину для возмещения и связь с деятельностью фирмы.

Образец служебной записки на оплату такси:

Руководителю предприятия

Иванову И.И.

Служебная записка

1.01.2014                                                      №1                                           г. Иваново

Об оплате такси

Довожу до вашего сведения, что была совершена поездка в командировку. Прошу о компенсации проезда на такси до аэропорта, поскольку вылет был совершен в позднее время суток.

Должность________________                                                                                            Сидоров С.С.

Обоснование проблемы

Немаловажно, каким образом будут изложены основания в служебной записке. Естественно, что это обоснование должно быть правдивым и содержать неоспоримые факты, подтверждающие невозможность использования другого транспорта, общественного, например.

Обоснование может строиться на основе типа служебной записки: объяснительная (по уже совершенным действиям) или докладная (запрашивающая разрешение на действие).

В записке необходимо указать цель поездки, причину, почему для нее потребовались услуги такси. Здесь можно указать одну из вышеизложенных причин. В служебной записке обязательно должен быть указан точный маршрут, места и причины для возможных пересадок, сумма, которая потребуется или потребовалась, дата и время, чтобы подтвердить обоснованность производственных действий.

Кому подавать?

По поводу возмещения расходов на такси нужно обращаться именно со служебной запиской, обращена она должна быть не к бухгалтеру, как может показаться на первый взгляд, а непосредственно к руководителю. Бухгалтер осуществляет в дальнейшем распоряжение руководителя по компенсации расходов на транспорт.

Руководитель же в свою очередь обязан оценить обоснованность совершенных затрат и поставить свою резолюцию: одобрить или же отказать в компенсации.

При одобрении предложения сотрудника руководитель выносит решение и выписывает приказ, в соответствии с которым действует бухгалтер, совершая выплату затраченного работнику.

Сопроводительные документы

К служебной записке до ее одобрения и впоследствии должны прилагаться сопроводительные документы.

В первую очередь, таким документом является чек от таксиста, в котором указаны километраж, затраты топлива, время, когда был выдан чек, а также данные фирмы и самого водителя, где можно еще раз уточнить всю необходимую информацию.

К сопроводительным документам стоит приложить билет на поезд или самолет, где указано время отбытия. Также обычно добавляется приказ руководителя организации на командировку, где указывается и необходимость использования такси, и служебная записка.

Дальнейшие действия руководителя

Кстати, о приказах. Роль руководителя четко связана именно с ними, поскольку его слово является решающим. Приказ о компенсации расходов сотруднику выписывается руководителем, и он относится к действиям, совершаемым по получении служебной записки от сотрудника.

Руководитель имеет право выплатить сотруднику компенсацию за проезд в такси, если:

  • поездка связана с командировкой,
  • поездка связана со служебной необходимостью.

Исполнение изложенного в приказе возлагается руководителем на работника бухгалтерии.

В соответствии с приказом сотрудник обязан заполнить предоставляемую бухгалтером форму авансового отчета, которую применяют при выдаче работнику средств на хозяйственные и административные нужды, и указать затраченную сумму.

К авансовому отчету прилагаются все документы, которые подтверждают экономическую обоснованность выдачи денежных средств. К ним относятся все чеки, транспортные и другие оправдательные документы.

Бухгалтер обязан проверить все данные, подтвердить, что целевое расходование денежных средств было оправданным, а также изучить все сопроводительные документы, правильность оформления и сумму.

Также бухгалтер обязан указать на оборотной стороне отчета сумму расхода, принятую к учету. Проверенный отчет предоставляется руководителю, который его утверждает, затем бухгалтер его принимает к учету.

Компенсация выдается работнику по кассовому ордеру.

Остаток от неиспользованного аванса сдается сотрудником с помощью приходного кассового ордера. По расходному кассовому ордеру сотруднику бухгалтерии может быть сдан перерасход по авансовому отчету. На основании авансового отчета происходит списание денежных сумм.

Приказ

Руководитель выписывает приказ на возмещение расходов на такси сотруднику, и никто другой. Форма написания приказа является свободной, не унифицированной и производится на бумаге формата А4.

Руководитель предприятия, если такие ситуации не редки, может выписать общий приказ о процедуре выплат компенсации расходов сотрудникам, руководствуясь которым будет действовать бухгалтер.

В этом случае можно будет точно определить, что именно и в какой срок обязан сделать работник, чтобы получить свою компенсацию, какие документы приложить. Таким приказом можно предусмотреть конкретные ситуации, при которых члены трудового коллектива смогут использовать такси, не получая предварительно денежные средства под отчет.

Еще стоит отметить, что руководителю, одобряющему поездку на такси, стоит упомянуть в ряде причин и тот факт, зачем вообще потребовался сторонний транспорт. То есть следует пояснить, что фирма не содержит служебного транспорта, а сотрудники не имеют личного.

Налогообложение

Расчет налогов с компенсаций сотрудникам проезда на такси производится в соответствии с системой налогообложения, используемой организацией. При расчете не учитывается НФДЛ в полном объеме, так как затрачиваемые сотрудником средства на поездку в такси не являются его личной экономической выгодой.

Если фирма используется общую систему налогообложения, значит налог на прибыль составляет 20%.

При расчете общей прибыли бухгалтер высчитывает расходы, которые уменьшили прибыль, понесенные в результате принесшей доход учреждению деятельности, в том числе и превышенная оплата за проезд, среди которых расход на проезд в такси.

Чтобы их можно было учитывать по ОСН, необходимо представить следующие документы:

  • бланки строгой отчетности (ордера, авансовый отчет),
  • билет на поезд, самолет или иной транспорт (если таковые имелись),
  • кассовый чек,
  • служебная записка.

Если организация использует упрощенную систему страхования, налогообложение расходов на проезд в такси будет зависеть от объекта, облагаемого налогами.

Это могут быть:

  • объект «доходы» — в этом случае расходы на проезд в такси не оказывают влияния на налоговую базу
  • объект «доходы минус расходы» — необходимо заплатить 15% от общих доходов, исключая расходы. В этом случае расход на такси действительно играет роль, но его необходимо подтвердить документально. Также налоговую базу уменьшают суммы по налогу добавленной стоимости

При следовании системе налогообложения ЕНВД оплата производится по вмененному доходу. Следовательно, расходы на проезд не оказывают влияния на налоговую базу. Если расходы на такси не имеют документального подтверждения, в этом случае предприятие имеет право возместить их своему сотруднику, но расчет налогов будет вестись иначе и учитываться такие расходы не будут.

Объяснительная от работника Незаконное предпринимательство (ст 171 УК РФ)

Источник: http://ipopen.ru/obrazcy-dokumentov/sluzhebnaja-zapiska-na-oplatu-taksi-obrazec.html

Служебная записка на оплату проезда единого билета

Служебная записка на оплату проезда

Порядок оформления.

Положение о типе занятости может быть в виде отдельного документа или являться дополнением к Правилам распорядка компании. В любом виде документ должен утверждаться приказом руководства. Сотрудники организации, для которых установлен рассматриваемый тип занятости, должны ознакомиться с документом и поставить собственноручно подпись (ст. 68 ТК РФ).

Если разъездной вариант занятости устанавливается трудящемуся при его оформлении в компанию, то указанное требование закрепляется пунктом трудового контракта.

Если такая потребность возникла уже в ходе деятельности сотрудника, то условие оформляется дополнительным соглашением к контракту.

В случае несогласия работника и при полном законодательном соблюдении процедуры администрация предприятия вправе воспользоваться нормами ТК РФ (ст. 74) вплоть до расторжения трудовых отношений сторон.

Тип занятости также должен найти отражение в приказе о приеме (при поступлении нового работника) и приказе в произвольной форме (для действующего сотрудника).

Приказ по установлению типа деятельности необходим для уведомления о соответствующем статусе некоторых должностных лиц. Текст трудового договора не относится к открытой информации, поэтому, к примеру, бухгалтер узнает о необходимости начисления работнику надбавки непосредственно из приказа.

Распоряжения в связи с разъездной деятельностью

В организации список должностей, за которыми закреплен разъездной тип работы, может подвергаться корректировкам. Чтобы не менять в целом Положение, допускается определить подобный перечень специальным приказом руководства.

Порядок учета поездок и документооборота предприятием устанавливается самостоятельно (в отличие от командировки). В качестве образца могут использоваться бланки служебного задания или удостоверения командированного (для разработки листа маршрута).

В любом оформленном документе обязательны подпись руководства и подпись работника.

Внимание! Приказ о направлении сотрудника с разъездным характером работы в служебную поездку не оформляется.

Если передвижения по службе осуществляются на автотранспорте предприятия, то обязательно оформление путевого листа (в одном экземпляре), выдаваемого водителю (под расписку).

Обязательные пункты путевых документов (Приказ Минтранса РФ №152):

  • номер документа, его наименование;
  • время действия документа;
  • информация о собственнике автомобиля;
  • данные водителя ТС;
  • данные транспортного средства.
  • Обязательно проставление дня выдачи, печати и штампа организации-собственника ТС.

    Путевой лист регистрируется в специальном журнале, срок хранения которого в организации должен быть не меньше 5 лет. Желательно регистрировать также служебные задания с отметками о месте назначения, цели, времени прибытия на объекты.

    Документально оформленный передвижной вид занятости влияет на сокращение административных издержек компании, а в ряде ситуаций – на уменьшение трат на поездки и оплату труда работников.

    Служебная записка о необходимости единого проездного сотруднику

    В данный перечень включены курьеры, экспедитор, работники городского хозяйства (электрических, газовых, водопроводных и канализационных сетей, связи) и др., если эти работники не обеспечиваются специальным транспортом на время выполнения ими своих служебных обязанностей.

    Поскольку в настоящее время иного перечня не утверждено, то руководители других хозяйствующих субъектов вправе своим приказом расширить круг этих должностей, включив в него других работников, работа которых носит разъездной характер, если эти работники не обеспечиваются специальным транспортом для выполнения служебных обязанностей.

    Порядок учета и выплаты суточных за подвижной характер работы

    Если работодатели возмещают командированным работникам затраты, связанные с хранением их личного багажа в камере хранения вокзалов и аэропортов, то такие расходы не могут быть отнесены к компенсационным выплатам, не подлежащим налогообложению.

    В соответствии с коллективным договором и положением о разъездном характере работ работнику, чья работа носит разъездной характер, компенсируются фактически понесенные им затраты на проезд, наем жилого помещения и суточные. Условие о разъездном характере работы включено в трудовой договор с указанным работником.

    Данные нормативы установлены Федеральным законом от 24.07.2007 N 216-ФЗ «О внесении изменений в часть вторую Налогового кодекса Российской Федерации и некоторые другие законодательные акты Российской Федерации» и применяются в отношении расходов, произведенных начиная с 1 января 2008 года.

    Оплата проездных документов в таких случаях производится в обязательном порядке (в отличие от суточных, которые выплачиваются при условии, что командировка более одних суток, и работник не может каждый день возвращаться к месту постоянного своего проживания).

    Компенсация проезда к месту работы: кому и когда положена

    / / / 30.03.2019, Сашка Букашка Компенсация транспортных расходов сотрудникам — это возмещение затрат, понесенных работником в части оплаты расходов на то, чтобы добраться до места работы, командировки или по другому рабочему заданию. Она положена:

      Командированным сотрудникам. Работникам Крайнего Севера. За использование личного транспорта.

    Разберемся, какие траты и в каком размере должны быть компенсированы.

    В России по закону есть несколько видов компенсаций работникам по тратам, понесенным ими при исполнении должностных обязанностей. Какие предусмотрены компенсации в части затрат на транспорт: возмещение трат за эксплуатацию личного транспорта сотрудника; компенсация проезда к месту работы и обратно, в том числе на общественном транспорте и такси;

    Служебная записка на компенсацию оплаты проезда

    Превышение полномочий Если расход на вызов такси считается неоправданным, тогда этот факт считается превышением полномочий. То есть служебная записка на такси, являющаяся не оправданной бывает в нескольких случаях: • Надуманная необходимость поездки.

    • Достаточный лимит времени для того, чтобы воспользоваться местным транспортом, чтобы добраться в пункт назначения.

    • Если маршрут был в несколько раз длиннее положенного, с дополнительными остановками, значит сотрудник выполнял не только производственные задачи, но и свои личные цели Если, служебная записка на списание о расходных денежных средствах для вызова такси считается неоправданной, тогда руководитель вправе эти деньги удержать с заработной платы работника.

    Оплата служебных разъездов за счет средств организаций

    Оплата служебных разъездов за счет средств организаций В соответствии с действующим законодательством хозяйствующие субъекты вправе самостоятельно решать вопросы, связанные с оплатой служебных разъездов своих работников.

    В основу разработки перечня должны быть положены следующие принципы: должностные обязанности работника связаны с необходимостью постоянных разъездов (с определением периодичности билетов – месячные, квартальные или годовые; работники не обеспечиваются специальных транспортом для выполнения служебных обязанностей.

    Размер возмещения

    Размер надбавки законом не регулируется, работодатели имеют право на самостоятельное определение размера надбавок с учетом экономической целесообразности и с фиксированием их в ЛНА.

    По некоторым отраслям, связанным с речным, автомобильным транспортом и автомобильными дорогами, доплачивается надбавка в 20% от оклада, в строительстве величина компенсации составляет 15%-20% в зависимости от количества дней в поездках.

    Предполагается, что добавочная сумма должна компенсировать транспортные, суточные и иные возможные траты. Поэтому при таких выплатах получающие их не обязаны предоставлять подтверждающие расходы документы. Подобный вариант оплаты облегчает документооборот и не предусматривает дополнительных затрат времени на оформление документов.

    Источник: http://kor66.ru/osparivanie/4818-sluzhebnaya-zapiska-na-oplatu-proezda-edinogo-bileta.html

    Поделиться:
    Нет комментариев

      Добавить комментарий

      Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.