Положение об архиве организации рб

Примерное положение об архиве

Положение об архиве организации рб

  _________________________                                  УТВЕРЖДАЮ

     (наименование организации)                                          __________________________________________

                                                                                              (руководитель организации или иное должностное

                                                                                               лицо, уполномоченное утверждать документ)

                                                                                               _____________           _______________________

                                                                                                     (подпись)                        (инициалы, фамилия)

                                                                                              00.00.0000

ПОЛОЖЕНИЕ

00.00.0000    № 00

Место издания

об архиве

1 Общие положения

1.

1 Архив является самостоятельным структурным подразделением организации[2].

1.

2 Архив создается, реорганизуется и ликвидируется приказом руководителя организации, выполняет определенные функции, не является обособленным структурным подразделением организации, не имеет своего финансового хозяйства, не является юридическим лицом. Реорганизация и ликвидация архива осуществляются с соблюдением трудового законодательства, коллективного договора и уведомлением профсоюзного комитета.

1.

3 Архив непосредственно подчиняется руководителю организации (начальнику отдела документационного обеспечения – в зависимости от организационной структуры управления).

1.

4 Архив возглавляется заведующим, который назначается на должность и освобождается от занимаемой должности приказом руководителя организации по представлению начальника отдела кадров.

1.

5 На должность заведующего архивом назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы либо среднее специальное образование и стаж работы по делопроизводству не менее трех лет.

1.

6 Заведующий архивом имеет заместителя (заместителей).

1.

7 Обязанности заместителя (заместителей) определяются (распределяются) заведующим архивом в соответствии с должностными инструкциями и настоящим Положением.

1.

8 Заместитель (заместители) и руководители структурных подразделений, входящих в состав архива, назначается (назначаются) на должность и освобождается (освобождаются) от занимаемой должности приказом руководителя организации по представлению заведующего архивом.

1.

9 Архив в своей деятельности руководствуется:

1.

9.1 Уставом организации (Положением об организации).

1.

9.2 Нормативными правовыми актами по ведению делопроизводства и организации архивного дела.

1.

9.3 Приказами и распоряжениями руководителя организации.

1.

9.4 Правилами внутреннего трудового распорядка.

1.

9.5 Коллективным договором.

1.

9.6 Настоящим Положением.

1.

9.7 _____________________________________________________________________________ .

2 Основные задачи

Основными задачами архива являются:

2.1 Прием, регистрация, систематизация, обеспечение сохранности и использования документов по назначению.

2.2 Создание научно-справочного аппарата.

2.3 Инструктирование работников структурных подразделений о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в архив.

2.4 Методическое руководство работой структурных подразделений архива.

2.5 _______________________________________________________________________________ .

3 Организационная структура

3.1 Структура, штатный состав и численность архива изменяются и утверждаются приказом руководителя организации в соответствии с типовыми структурами, нормативами численности, особенностями и условиями деятельности организации по представлению заведую­щего архивом и по согласованию с ООТиЗ, ОК, ЮрО по направлениям деятельности указанных структурных подразделений.

3.2 Архив имеет в своем составе подчиненные структурные подразделения (бюро, секторы, группы) либо отдельных специалистов, отвечающих за:

– делопроизводство и комплектацию;

– обеспечение учета, сохранности, использование, копирование, размножение;

– внедрение и эксплуатацию информационно­поисковых систем и современных информационных технологий и пр.

3.3 Обязанности между работниками архива распределяются заведующим архивом на основании соответствующих должностных инструкций.

3.4 _______________________________________________________________________________.

4 Функции

В соответствии с основными задачами на архив возлагаются следующие функции:

4.1 Прием, регистрация, систематизация документов, обеспечение их сохранности и использования в соответствии с установленным порядком.

4.2 Руководство работой по составлению научно-справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов, а именно: описи, картотеки, каталоги, указатели, путеводители, обзоры, исторические справки и др., а также соответствующие учетные документы (книги учета поступления и выбытия дел, списки фондов, листы фондов, дела фондов).

4.3 Оказание методической помощи в поиске необходимых документов.

4.4 Инструктирование работников структурных подразделений о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в архив.

4.5 Контроль за своевременностью поступления в архив документов, законченных дело­производством.

4.6 Обеспечение проведения работы по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов в дела постоянного и временного хранения.

4.7 Руководство работой по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы, актов об уничтожении, документов, сроки хранения которых истекли.

4.8 Контроль за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов.

4.9 Учет документооборота и количества дел.

4.10 Выдача архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива.

4.11 Составление установленной отчетности.

4.12 Участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела.

4.13 Работа по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.

4.14 ______________________________________________________________________________ .

5 Права и обязанности

5.1 Архив имеет право:

5.1.1 Давать структурным подразделениям организации и отдельным сотрудникам указания о порядке формирования, подготовке и сдаче дел в архив, по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы и другим вопросам, относящимся к компетенции архива.

5.1.2 Запрашивать и получать от других структурных подразделений и отдельных специалистов необходимые документы и материалы по вопросам, входящим в компетенцию архива.

5.1.3 Вести переписку по вопросам, относящимся к компетенции архива, а также другим вопросам, не требующим согласования с руководителем организации.

5.1.4 Требовать от работников подразделений организации своевременного возврата документов, других информационных материалов, полученных в архиве на временное пользование; комплектной сдачи документации; объяснений по поводу невозврата, порчи документов и пр.

5.1.5 Не принимать документы, подготовленные с нарушением установленных правил.

5.1.6 _____________________________________________________________________________ .

5.2 Начальник архива имеет право:

5.2.

1 Знакомиться с проектами решений руководства организации по вопросам деятельности архива.

5.2.

2 Вносить на рассмотрение руководства организации предложения по совершенствованию деятельности архива и организации в целом в пределах своей компетенции.

5.2.

3 Устанавливать служебные обязанности для подчиненных ему работников.

5.2.

4 Вносить на рассмотрение руководителя организации предложения о поощрении за образцовое выполнение трудовых обязанностей, продолжительную и безупречную работу подчиненных ему сотрудников либо наложении материальных и дисциплинарных взысканий на подчиненных ему работников, не соблюдающих или ненадлежащим образом соблюдающих выполнение своих должностных обязанностей, а также предложений о назначении, перемещении, увольнении работников архива.

5.2.

5 Требовать от подчиненных работников соблюдения норм и правил охраны труда и пожарной безопасности, соблюдения правил внутреннего трудового распорядка.

5.2.

6 Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

5.2.

7 Проверять правильность учета и хранения бланков строгой отчетности.

5.2.

8 Контролировать правильность эксплуатации и исправность производственных помещений, наличие и исправность средств пожарной безопасности.

5.2.

9 _____________________________________________________________________________ .

6 Взаимоотношения. Связи

Архив взаимодействует:

6.1 Со всеми структурными подразделениями по вопросам:

– передачи документов, их копий для пользования на месте и в пределах архива; с правом выноса из архива в течение установленных сроков для размножения (изготовления копий);

– поиска необходимых документов, информации;

– возвращения документов в архив;

– ________________________________________________________________________________ .

6.2 С канцелярией по вопросам:

– ведения делопроизводства (в том числе подготовки и представления документов для сдачи в архив);

– получения и выдачи документов, подлежащих размножению или копированию;

– ________________________________________________________________________________ .

6.3 При выдаче и возвращении документов (информационных материалов) сотрудники архива проверяют состав и содержание документов (информационных материалов).

В случае отсутствия или повреждения отдельных документов (информационных материалов) архивом составляется акт с представлением руководству соответствующего структурного подразделения для принятия мер к лицам, повредившим документы (информационные материалы);

– ________________________________________________________________________________ .

6.4 _______________________________________________________________________________ .

7 Ответственность

7.1 Ответственность за надлежащее и своевременное исполнение возложенных настоящим Положением на архив задач и функций в соответствии с действующим законодатель­ством, полноту и правильность использования предоставленных прав несет заведующий архивом.

7.2 Заведующий архивом несет персональную ответственность за:

7.2.1 Соблюдение действующего законодательства в осуществлении своей деятельности.

7.2.2 Организацию и ведение архивного дела в организации.

7.2.3 Правильный подбор, рациональную расстановку и использование кадров в соответствии с профессиональными, деловыми и нравственными качествами.

7.2.4 Соблюдение правил учета и хранения документации, принятой на хранение и выданной для использования.

7.2.5 Создание необходимых условий для работы с документами, находящимися в архиве.

7.2.6 Соблюдение работниками архива трудовой и производственной дисциплины.

7.2.7 Соблюдение правил и норм охраны труда, пожарной безопасности, внутреннего трудового распорядка самим лично и подчиненными работниками.

7.2.8 Материальный ущерб, причиненный по его вине, в установленном порядке.

7.2.9 _____________________________________________________________________________ .

7.3 Ответственность других сотрудников архива устанавливается их должностными инструкциями.

7.4 Работники архива несут коллективную ответственность за разглашение информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.

Руководитель структурного подразделения                              _____________    ____________________

                                                                                                                     (подпись)                 (инициалы, фамилия)

Начальник отдела организации труда и заработной платы (ООТиЗ)

__________    ___________________

   (подпись)            (инициалы, фамилия)

00.00.0000

Начальник отдела кадров (ОК)

__________    ___________________

   (подпись)           (инициалы, фамилия)

00.00.0000

Начальник юридического отдела (ЮрО)

__________    ___________________

   (подпись)           (инициалы, фамилия)

00.00.0000

Источник: https://otdelkadrov.by/number/2008/7/archive_basement/

Журнал «Секретарское дело»

Положение об архиве организации рб

Ольга КУЛИКОВА,

историк-архивист

В соответствии с п.

4 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций1 (далее — Правила работы архивов) для хранения в течение установленных сроков законченных делопроизводством документов и дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, организации создают архивы. Хотелось бы акцентировать ваше внимание, что создание архива организации — это не право организации, а ее обязанность, напрямую закрепленная в ст. 12 Закона Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» (далее — Закон): руководители государственных органов, иных организаций, индивидуальные предприниматели обязаны в соответствии с законодательством создать условия для приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда.

Более того, в целях социальной защиты работников Закон обязывает представительства иностранных организаций создавать условия для приема, хранения, учета и использования образующихся в процессе их деятельности документов по личному составу работников этих представительств в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Для накопления, хранения, учета и использования архивных документов государственные органы, иные организации создают архивы2. В зависимости от состава документов, подлежащих хранению в архиве, организации могут создавать отдельные архивы управленческой документации, научно-технической документации, аудиовизуальной документации, документации на электронных носителях3.

Правила работы архивов устанавливают, что архив организации должен быть обеспечен кадрами (то есть как минимум в штатном расписании должна быть штатная единица архивариуса).

Вместе с тем Правила работы архивов допускают, что в организации, штатным расписанием которой не предусмотрены штатные должности работников архива, приказом (иным распорядительным документом) руководителя организации назначается лицо, ответственное за архив4.

Должностные обязанности, права и ответственность лица, ответственного за архив, должны быть отражены в его должностной инструкции.

Среди основных функций, которые призван осуществлять архив организации (лицо, ответственное за архив организации), можно выделить следующие:

· составление и ежегодное уточнение списка источников комплектования (в него вносятся организации или структурные подразделения, от которых архив принимает документы и дела на хранение);

· прием на архивное хранение документов и дел от источников комплектования;

· учет принятых в архив документов и дел, ведение комплекса учетных документов;

· классификация по архивным фондам и архивным коллекциям (далее — фондирование) принятых в архив документов и дел;

· обеспечение сохранности принятых в архив документов и дел, контроль условий их хранения, проведение проверок наличия документов и дел;

· составление и поддержание в актуальном состоянии научно-справочного аппарата к документам, хранящимся в архиве;

· использование архивных документов (в том числе выдача информационных документов, копий архивных документов, копий частей архивных документов по запросам организаций и граждан, выдача дел во временное пользование структурным подразделениям организации и сторонним организациям, ведение учета и анализа использования документов и др.);

· участие в работе центральной экспертной комиссии (далее — ЦЭК) или экспертной комиссии (далее — ЭК) организации, оказание методической помощи в проведении экспертизы ценности документов, находящихся в структурных подразделениях организации, в подчиненных (входящих в состав, систему) организациях и в организациях — источниках комплектования архива;

· проведение экспертизы ценности документов и дел, хранящихся в архиве организации, составление годовых разделов сводных описей дел, подлежащих хранению, и актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, представление их на рассмотрение ЦЭК (ЭК) организации, а в случаях, установленных Правилами работы архивов, иными актами законодательства Республики Беларусь, — государственного архива, структурного подразделения по архивам и делопроизводству областного исполнительного комитета или вышестоящей организации;

· подготовка и передача документов на постоянное хранение в государственный архив в случаях и в порядке, установленных Правилами работы архивов, иными актами законодательства Республики Беларусь;

· представление в структурное подразделение по архивам и делопроизводству областного исполнительного комитета или государственный архив сведений о составе и объеме фондов, хранящихся в архиве, в случаях, установленных актами законодательства Республики Беларусь;

· осуществление проверки соответствия формирования и оформления дел в структурных подразделениях организации и организациях — источниках комплектования архива установленным требованиям;

· анализ состояния архивов и сохранности документов в подчиненных (входящих в состав, систему) организациях и организациях — источниках комплектования архива;

· участие в разработке проектов нормативных правовых актов и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления;

· участие в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архивов и служб документационного обеспечения управления (далее — ДОУ) организации, подчиненных (входящих в состав, систему) организаций и организаций — источников комплектования архива.

https://www.youtube.com/watch?v=iATQIKaMt8s

Архив организации может быть как самостоятельным структурным подразделением, так и входить в состав другого структурного подразделения (как правило, в службу ДОУ). Работа архива организации осуществляется в соответствии с актами законодательства Республики Беларусь в сфере архивного дела и делопроизводства, его уставом (положением о нем), иными локальными нормативными правовыми актами5.

Образец положения об архиве организации

Общество с ограниченной                                                                  УТВЕРЖДАЮ

ответственностью «Зарина»                                                                Директор общества

(ООО «Зарина»)                                                                                    Серегин В.Н.Серегин

Источник: https://profmedia.by/pub/sec/art/125213/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.