Форма журнала
Журнал скачать бесплатно
Журналы
|
Источник: http://xn-----6kcabbec0b4bfkfxgqnxmkn8grf.xn--p1ai/?Itemid=2id=2option=com_contentview=article
Образцы
В данной статье рассмотрим журналы, которыми кадровик пользуется чаще всего.
Обычно кадровые работники заводят разные журналы для регистрации приказов разных видов или групп. В одном журнале могут регистрировать приказы по личному составу, в другом – по основной деятельности.
Нередко кадровые работники заводят отдельный журнал для регистрации приказов о приеме на работу, отдельный журнал – для регистрации приказов по отпускам, отдельный журнал – для регистрации приказов об увольнении и т.д.
В моей статье представлен вариант журнала, который Вы сможете использовать для регистрации приказов любой из названных групп.
Форма журнала. Титульная страница журнала для регистрации приказов выглядит следующим образом:
Титульный лист
Таким образом, на титульной странице журнала можно самостоятельно заполнить графу “вид/группа приказов” – указать, какие приказы регистрируются в этом журнале.
Форма журнала имеет все основные традиционные в кадровой практике графы, а также дополнительно пустые графы, которые могут быть заполнены пользователями при необходимости по своему усмотрению.
Утвержденной законом формы журнала регистрации (учета) приказов не существует.
Поэтому при необходимости работодатели могут добавлять какие-то дополнительные графы, помимо общепринятых, например, «ФИО и должность работника, в отношении которого издан приказ», «табельный номер работника», «кем подписан приказ», «основания приказа», «исполнитель», «куда передан приказ», «отметка об исполнении и направлении в дело», «должность и ФИО лица, внесшего запись» и др. Создание лишних граф повлечет только потерю времени на их заполнение. Дополняйте журнал лишь теми графами, которые действительно Вам нужны.
Также в журнале есть раздел «Работники, ответственные за ведение журнала»
Журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами.
Унифицированной формы журнала ознакомления работников с локальными нормативными актами нет. Работодатели самостоятельно определяют, какие графы включить в журнал. У разных работодателей состав граф может отличаться. Предлагаю образец журнала с традиционными для кадровой практики графами.
Титульная страница журнала ознакомления работников с локальными нормативными актами выглядит следующим образом:2 и 3 страницы журнала ознакомления работников с локальными нормативными актами (разворот):
РАБОТНИКИ, ОТВЕТСТВЕННЫЕ ЗА ВЕДЕНИЕ ЖУРНАЛА
Далее следует форма самого журнала ознакомления работников с локальными нормативными актами.
На левой стороне разворота журнала:
На правой стороне разворота журнала ознакомления работников с локальными нормативными актами:
В графы (5-10) вписываются наименования локальных нормативных актов, с которыми необходимо ознакомить работника. Также указывают дату утверждения локального нормативного акта и его номер (при наличии). Работник должен будет поставить свою подпись и дату ознакомления в той графе, где указан локальный нормативный акт, с которым его ознакомили.
Журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами рассчитан на ознакомление работников с 6 локальными нормативными актами. Если Вам требуется ознакомить работников с большим количеством локальных нормативных актов, то предлагаю 2 варианта:
1) сделать еще один журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами;
2) поделить один журнал на две части. В первой половине журнала знакомить работников с одними локальными нормативными актами, во второй половине – с другими.
Журнал регистрации листков нетрудоспособности
Форма журнала. Титульная страница журнала регистрации листков нетрудоспособности выглядит следующим образом:2 и 3 страницы журнала регистрации листков нетрудоспособности (разворот):
Форма журнала
Утвержденной законом формы журнала регистрации листков нетрудоспособности нет. Работодатели самостоятельно определяют, какие графы включить в журнал. У разных работодателей состав граф разный.
Кто-то вносит в журнал максимум информации о листке нетрудоспособности, кто-то не любит загромождать журнал лишними сведениями и вносит только сведения, необходимые для табелирования и расчета оплаты работнику.
Настоящий журнал содержит все основные традиционные в кадровой практике графы, а именно:
- № п/п,
- дата сдачи работником листка нетрудоспособности работодателю,
- фамилия, имя, отчество работника,
- должность (профессия, специальность) работника, вид работы,
- структурное подразделение,
- номер и дата выдачи листка нетрудоспособности медицинской организацией,
- наименование медицинской организации, выдавшей листок нетрудоспособности,
- период освобождения от работы (с какого по какое число),
- количество дней нетрудоспособности,
- также дополнительно в журнале имеется две пустые графы, которые могут быть заполнены пользователями при необходимости по своему усмотрению.
Какие еще графы можно сделать в журнала регистрации листков нетрудоспособности? Кто-то указывает табельный номер работника, кто-то – вид нетрудоспособности, кто-то – куда передан листок нетрудоспособности.
Как правило, листки нетрудоспособности работников передаются в бухгалтерию, поэтому многие кадровые специалисты предпочитают вводить графу: “Подпись работника бухгалтерии в получении листка, дата получения”. В этой же графе некоторые предусматривают указание фамилии и инициалов работника бухгалтерии. Нередко можно встретить и графу «Примечание».
Определитесь, какие графы, помимо традиционных предложенных, Вам еще необходимы в журнале и заполните две оставшиеся пустые графы по своему усмотрению, в соответствии с требованиями Вашего работодателя.
Создание лишних граф повлечет только потерю времени на их заполнение. Дополняйте журнала регистрации листков нетрудоспособности лишь теми графами, которые действительно Вам нужны.
Журнал учета прошивается, опечатывается и заверяется руководителем организации.
На левой стороне разворота журнала:
На правой стороне разворота журнала:
Журнал регистрации трудовых договоров.
Титульный лист
2 и 3 страницы журнала (разворот):
Работники, ответственные за ведение журнала регистрации трудовых договоров
Далее следует форма самого журнала регистрации трудовых договоров.
На левой стороне разворота журнала:
На правой стороне разворота журнала:
Источник: https://zen.yandex.ru/media/ardnaskela/obrazcy-goriachih-jurnalov-kadrovika-5eb9b9c7bca2ec5606d8147b
Формы журналов для учета и регистрации документов
Во-вторых, журнальная форма регистрации сохраняется в делопроизводственной практике.
Рто положение подтверждают как давно действующие, так Рё принимаемы РІРЅРѕРІСЊ инструкции РїРѕ делопроизводству различных организаций.
Причем в инструкциях по делопроизводству очень часто формы журналов соседствуют с формами карточек, в том числе и для автоматизированных картотек. Картотечная и журнальная системы продолжают сосуществовать.
Весьма показательным в данном случае является название следующего журнала: «Журнал учета карточек на допуск работников по первой и второй формам», который предусмотрен �нструкцией о порядке допуска должностных лиц и граждан Российской Федерации к государственной тайне (утверждена постановлением Правительства РФ от 28.10.1995 № 1050 (с изменениями от 8 августа 2003 г., 15 ноября 2004 г.). Компактность, простота ведения, независимость от капризов компьютерной техники – вот те причины, которые обеспечили долгую жизнь журнальной технологии. Вместе с тем, еще раз подчеркнем, что очень многие организации уже давно отказались от журналов.
Если говорить о видах журналов, то следует отметить, что они могут использоваться практически на всех участках работы делопроизводственной службы и секретариата.
В законодательстве можно найти сотни форм журналов, используемых в самых разных сферах деятельности.
С помощью журналов ведется учет издаваемых распорядительных документов, поступившей и отправленной корреспонденции, договоров, справок, обращений граждан и т.д.
К журналам, служащим для решения задач учета, регистрации, контроля исполнения документов, примыкают журналы, используемые в других областях делопроизводства и секретарского обслуживания.
Так, указанные журналы служат для учета посетителей в приемных. С помощью журналов учитывается выдача бланков, печатей и штампов. В журналах фиксируется выполнение копировальных работ.
Количество журналов, применяемых в различных организациях, варьируется. В делопроизводстве организации может быть от 2-4 до 10 и более журналов.
Например, �нструкция по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Московской области, государственных органах Московской области (утверждена распоряжением Губернатора Московской области от 27.12.2002 № 1193-РГ) предусматривает 4 журнала:
Журнал учета входящих документов;
Журнал учета исходящих документов;
Журнал учета отправляемой служебной информации средствами факсимильной связи (порядок слов);
Журнал учета принятых факсограмм.
�нструкция по делопроизводству в администрации муниципального образования город Краснодар (утверждена постановлением главы муниципального образования город Краснодар от 29.04.2005 № 1171) предусматривает 5 журналов:Журнал учета входящей корреспонденции;
Журнал учета исходящей корреспонденции;
Журнал контрольных дел с истекшим сроком исполнения;
Журнал учета рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан;
Журнал учета приема граждан.
В инструкциях и методических материалах есть много интересных примеров использования журналов в области секретарского обслуживания и выполнения представительских функций. Так, �нструкция о порядке организации приема зарубежных делегаций, отдельных иностранцев и переписки по вопросам международного сотрудничества в центральном аппарате Госкомэкологии России (утверждена приказом Госкомэкологии России от 11.07.1997 № 321) установлены формы следующих журналов:
Журнал учета деловых встреч;
Журнал учета образцов изделий и материалов, сувениров (подарков), получаемых от иностранцев;
Журнал учета образцов изделий и материалов, сувениров (подарков), передаваемых иностранцам;
Журнал участия специалистов Госкомэкологии России в переговорах с иностранцами, проводимых в других ведомствах и представительствах зарубежных организаций в Российской Федерации;
Журнал телефонных разговоров с иностранцами.
Каковы требования к оформлению журнала? В журнале информация представляется в виде таблицы. Таблица может размещаться на одном или на двух листах.
Формат листов журнала, их количество и способ брошюровки могут быть различными.
Часто для ведения делопроизводственных журналов используются РєРЅРёРіРё учета, которые продаются практически РІ любом канцелярском магазине. Рти РєРЅРёРіРё имеют плотную обложку.
В них обычно 72 листа формата А4 (с графлением горизонтальными линиями), скрепленные двумя металлическими скобками. Вариантов здесь может быть много.
В наибольшей степени потребности конкретной организации удается учесть, когда журналы изготавливаются по ее заказу.
В этом случае в журнале делается типографским способом вся разметка по графам, печатаются необходимые сведения на обложке и в заголовочной части таблиц, номера страниц.
На обложке журнала указываются: названия организации и структурного подразделения, в котором ведется журнал; название журнала; даты начала и окончания журнала; количество листов; номер тома и другие сведения.
Состав реквизитов журнала определяется видом документов, для работы с которыми он используется, и задачами информационного поиска.
Так, например, Журнал учета входящей корреспонденции может включать минимальный набор регистрационных реквизитов или предусматривать подробное описание поступившей почты.
Источник: https://www.profiz.ru/sr/8_2005/1552/
